Ma l’IT è un asset strategico?

L’IT è un asset fondamentale per l’azienda! Quante volte abbiamo sentito questa affermazione? Ma cosa significa esattamente? Siamo in grado di capirlo e quantificarlo? Siamo in grado, soprattutto, di tradurlo in un funzionamento migliore dell’IT nell’azienda e quindi dell’azienda nel suo ambiente? Partiamo dall’osservazione delle attività quotidiane.
L’IT in azienda serve principalmente a due grandi categorie di attività:

  • Supporto alle attività operative, garantendo la possibilità di svolgere compiti più o meno complessi a velocità più alte, su volumi maggiori, con maggiore precisione rispetto a quando tali compiti venivano svolti solo dalle persone dell’azienda. Ad esempio, nell’ambito del retail, il disporre di magazzini informatizzati collegati con i terminali di cassa consente di effettuare lo scarico delle merci vendute in modo automatico; nell’ambito delle telecomunicazioni l’IT consente il funzionamento automatico degli impianti della rete; nell’ambito manifatturiero l’IT rende più veloci e precisi tutti i processi amministrativi, ma anche il passaggio dei progetti dall’ufficio tecnico alla produzione e contribuisce validamente all’automazione della produzione stessa.
  • Supporto alle attività tattiche e strategiche, garantendo la possibilità di estrarre dati dagli archivi delle attività operative e trasformarli in modo automatico in informazioni e conoscenza utile per gli organi decisionali dell’azienda. Questo secondo comparto riveste una importanza sempre maggiore in un mondo in continua trasformazione. La possibilità di disporre delle informazioni utili può rappresentare la differenza tra l’espansione e la contrazione del fatturato dell’azienda. Ad esempio, dentro un’azienda manifatturiera la verifica dei tempi di produzione ed il rapporto con i singoli prodotti può consentire di migliorare l’efficienza; l’incrocio tra i clienti ed i prodotti che acquistano è ormai da tempo un punto basilare di partenza per ogni campagna di marketing.

IT

Quindi l’IT è senz’altro importante per l’azienda. Ma siamo in grado di calcolare “quanto”?  Ossia siamo in grado di calcolare il contributo dell’IT alle varie funzioni aziendali? Per questo occorre anzitutto che l’azienda sia ben strutturata dal punto di vista organizzativo e delle risorse umane, con organigrammi, mansionari e cataloghi funzione, ossia una visione sufficientemente chiara delle attività e delle successioni logiche e temporali che le collegano, e quindi dei processi aziendali che esse formano. E poi occorre che l’IT sia sufficientemente strutturata con una mappatura dei servizi offerti ai processi aziendali. Ad esempio, il modulo HR di un ERP o di un gestionale evoluto offre il servizio di gestione automatica delle carriere dei dipendenti all’ufficio personale dell’azienda; il modulo di pianificazione della produzione di un ERP o di un gestionale evoluto offre il servizio di pianificazione, quasi sicuramente connesso con altri moduli, in modo da consentire anche la generazione automatica dei piani di acquisto delle materie prime; un sistema di business intelligence che analizza i dati di vendita incrociandoli con i profili dei clienti ci consente di valutarne la redditività e di prendere decisioni strategiche sui mercati in cui maggiormente cercare espansioni. Per ciascuno di questi servizi orientati alle persone dell’azienda bisogna poi fare delle valutazioni quantitative e qualitative:

  1. Le persone sono sufficientemente produttive nell’uso delle risorse informatiche? Ad esempio, quante fatture riesce a registrare in un’ora il nostro ufficio acquisti?
  2. Se non lo sono, come possiamo fare per migliorare la loro produttività? Ad esempio, serve di più un corso di formazione mirato per l’uso dello strumento o l’affiancamento di uno strumento alternativo, come per esempio un foglio Excel con macro e formule che svolgano un compito di valutazione in modo più facile rispetto alle funzionalità offerte da un gestionale?
  3. Le persone conoscono bene il proprio lavoro ed i compiti elementari legati ad esso? A volte può accedere che le persone vedano il proprio lavoro unicamente come una serie di schermate di un programma senza pensare a cosa sta dietro…
  4. Le risorse informatiche garantiscono una buona continuità di servizio? Siamo a posto per quanto riguarda la sicurezza dei sistemi e dei dati? Siamo a posto rispetto agli obblighi di legge?
  5. Nel caso di necessità nuove, ad esempio apertura di nuovi mercati o cambiamenti negli obblighi di legge, come si possono aggiornare le nostre risorse IT? Abbiamo fornitori in grado di darci le soluzioni oppure è preferibile che alcune soluzioni vengano sviluppate all’interno?

Questi servizi, che rappresentano la componente immediatamente percepibile dell’IT aziendale, sono a loro volta resi possibili da una serie di risorse tecnologiche, chiamate anche servizi tecnici. Ad esempio, un programma gestionale ha bisogno delle postazioni di lavoro da cui viene usato (e su cui sono installate le sue componenti client o il browser Web che ne costituiscono l’interfaccia utente), del computer server dove sono le sue componenti server ed il DBMS che contiene i dati e dei sistemi di memorizzazione (storage) che memorizzano su disco l’insieme di questi dati. Ora noi conosciamo le necessità di servizi IT tecnici per la nostra azienda? Ad esempio, nel caso della posta elettronica, siamo in grado di calcolare le dimensioni medie di ogni casella e, stabilita una politica di conservazione per cui devono essere in linea le email degli ultimi 2 anni, calcolare la richiesta totale di spazio necessario? Se siamo in grado di tradurre tutte le necessità più importanti dei processi aziendali e delle componenti IT che li supportano in necessità di risorse tecniche (spazio disco, banda per le comunicazioni digitali, tempi di accesso, capacità di elaborazione ecc…) allora siamo in grado di calcolare i costi di questi servizi ed il rapporto costi/benefici. Possiamo allora valutare se l’acquisto di questi servizi esternamente (ad esempio, tramite offerte Cloud di fornitori esterni) diventa un vantaggio reale per l’azienda, nel presente e nel futuro. Da quanto visto sopra appare evidente che, anche  per poter migliorare il funzionamento dell’IT, è indispensabile che l’azienda conosca bene se stessa. Il reparto IT deve essere bene integrato con gli altri, in quanto le informazioni necessarie per arrivare a questo livello di controllo sono distribuite in tutta l’azienda. Le problematiche non sono solo tecniche, ma organizzative e, soprattutto, legate alle relazioni tra le persone, che devono cooperare costruttivamente. E’ necessario quindi un approccio multidisciplinare, che consenta di tenere in considerazione i diversi punti di vista e le diverse esigenze. Servono quindi team di bravi consulenti per affrontare le diverse problematiche necessarie a raggiungere l’obiettivo di rendere l’IT un asset realmente strategico per l’azienda.

People3.0 si propone alle aziende come partner nei progetti di IT mettendo a disposizione un team di professionisti in grado di fornire interventi di temporary managment, formazione e consulenza per un avviamento rapido del progetto e l’acquisizione progressiva di autonomia gestionale da parte del cliente con i propri collaboratori.