Public speaking: come sopravvivere ai convegni (prima parte)

Nel precedente articolo ho sintetizzato brevemente alcuni aspetti relativi alla retorica e al carisma. In questo articolo mi focalizzerò su alcuni aspetti del public speaking all’interno di una tipologia di interventi: i convegni.
In questa tipologia l’interazione con la platea è limitata e i tempi sono ristretti. Anche in questo caso si tratta di una semplificazione. Ai relatori esperti queste indicazioni potranno sembrare ovvie, ma lo scopo è quello di fornire alcuni suggerimenti pratici soprattutto a chi affronta questa esperienza per la prima volta.

public speaking

Il primo aspetto da focalizzare è quello del ruolo dell’oratore: un esperto che condivide il palco con altri esperti o figure di riferimento. Spesso gli interventi sono decisi insieme a chi organizza o conduce il convegno e non è sempre possibile conoscere nel dettaglio i contributi degli altri relatori. I punti di maggior criticità possono essere:
• Autoreferenzialità
• Materiale di supporto
• Scarso coordinamento dei contributi
• Tempi
• Inconvenienti tecnici
• Tipo di location
• Numero di persone presenti

La prima tentazione alla quale risulta necessario resistere è quella di voler dimostrare ai partecipanti quanto sappiamo di quell’argomento. In generale è sempre un pessimo approccio per chiunque desideri parlare di fronte a una platea, ma è certamente più insidioso in queste circostanze. Linguaggio eccessivamente tecnico, citazioni non funzionali, periodi costruiti con il solo obiettivo di dimostrare che si è in grado di coniugare più di un congiuntivo, sono sintomi precisi di questa tendenza. A questo va aggiunto l’errore più frequente: la scarsa focalizzazione sull’argomento da trattare. Può infatti accadere che la platea rimanga delusa dallo scarso approfondimento della materia. Si crea una sorta di paradosso: il relatore tratta l’argomento in modo generico per dimostrare la propria competenza abbracciando più temi possibili, ma quello che percepiscono gli ascoltatori è esattamente il contrario.

Conoscere la materia non significa saperla trasmettere con efficacia.

E’ possibile quindi, soprattutto quando si stanno vivendo le prime esperienze di oratore pubblico, costruire il materiale di supporto come se fosse una coperta di Linus alla quale aggrapparsi. Mi riferisco soprattutto alle slide. Quando le prepariamo, se le pensiamo come un contenitore del nostro discorso e non come supporto alle nostre argomentazioni, partiamo dal punto di vista sbagliato. Ecco allora che il numero delle slide diventa spropositato e che la loro funzione viene completamente disattesa. Dopo tutta la fatica per prepararle, probabilmente ci affezioniamo alle nostre diapositive e le consideriamo tutte fondamentali. Eliminarle diventa a questo punto anche emotivamente complesso. Alla fine rischiamo di essere utilizzati dalle slide, non di utilizzarle. Alcune contengono un numero di parole imbarazzante, interi paragrafi di libri che sono in pratica impossibili da leggere. Altre possono contenere schemi che si diramano senza fine e che di schematico hanno solo il titolo. Altri, con scarse competenze nell’uso di PowerPoint, possono innamorarsi delle animazioni che vengono inserite senza una reale necessità. Calerò un velo pietoso sull’abuso dei colori due bastano e avanzano. E’ da evitare inoltre l’uso contemporaneo di colori saturi agli estremi dello spettro (es.: rosso-blu; giallo-porpora ecc.) se non volete rendere complessa la messa a fuoco e affaticare la vista dei partecipanti. Quello che però è ancor più grave è leggere ad alta voce le diapositive che si proiettano, magari dando le spalle alla platea.
Mai leggere le slide: la lettura “a mente” del pubblico è molto più veloce della lettura del relatore! Provate ad immaginare di leggere un libro e mentre lo state facendo, vi si avvicina qualcuno che lo legge ad alta voce. Se questo accadesse, non credo che ne sareste particolarmente felici.

Il coordinamento dei contributi dei relatori non è mai banale. Richiede un lavoro organizzativo importante e a volte qualcosa può andare storto. Abituatevi quindi a non darlo per scontato. Il mio suggerimento è di ascoltare l’intervento degli altri relatori e di prendere brevi appunti. Sono sufficienti alcune parole chiave o brevi concetti. Citarli all’interno del vostro discorso darà un senso di continuità aumentando la percezione di coerenza di tutti gli interventi proposti. In questo modo aumenterete la percezione dell’autorevolezza di chi vi ha preceduto aumentando la vostra. Se siete in disaccordo con le teorie presentate dagli altri esperti non mettete mai la platea nella sgradevole posizione di dover decidere a chi credere. Si creerebbe un paradosso decisamente sgradevole simile a quello di un bambino al quale viene chiesto se vuole più bene alla mamma o al papà. Argomentate le vostre tesi al meglio, ma “rispettate” anche chi ha proposto tesi diverse dalle vostre.

La gestione del tempo è molto complessa anche per relatori esperti. Nel nostro Paese è raro assistere ad un convegno che rispetta le tempistiche degli interventi e spesso i moderatori si trovano a fare i salti mortali per arginare relatori logorroici. E’ quello che io chiamo l’effetto karaoke. Ci sono persone che sono restie a prendere il microfono in mano, dopodiché diventa quasi impossibile strapparglielo. Non cadete in questo errore! Prima del convegno provate almeno tre volte il vostro intervento: questo vi darà la misura di quanto potrebbe durare e contestualmente vi consentirà di imparare l’ordine delle vostre diapositive e di aumentare la vostra sicurezza espositiva. Vi anticipo che questo aspetto è noioso, ma è necessario soprattutto se non siete relatori professionisti.Dopo aver misurato il tempo di durata sottraete un paio di minuti: quando siamo nervosi o agitati parliamo più velocemente o rischiamo di dimenticare alcuni punti del discorso. Ricordate che è molto meglio terminare cinque minuti prima che cinque minuti dopo. E’ sempre preferibile far sì che la platea abbia ancora voglia di ascoltarci. Se non siete convinti di questo provate ad iniziare il vostro intervento dicendo: Sarò breve!!
E godete dell’improvvisa espressione di terrore sul volto di tutti i partecipanti, moderatore compreso!