Public Speaking: come sopravvivere ai convegni (seconda parte)

Gli elementi dei quali tratterò, nel seguito dell’articolo precedente, in apparenza non sono connessi con il public speaking, ma l’esperienza sul campo suggerisce di non trascurarli.
Il primo argomento riguarda quelli che ho definito, genericamente, inconvenienti tecnici. Quando ci si prepara ad un convegno è sempre meglio avere un piano B. Preparate il vostro contributo utilizzando gli ausili che pensate possano esservi utili (ad esempio slide e video), ma allenatevi a farne a meno. Ho assistito ad interventi imbarazzanti a causa di un malfunzionamento del PC. Oratori che passano il loro tempo a rimpiangere i loro preziosissimi video e le loro meravigliose slide non sono gradevoli da ascoltare. Se dovesse capitarvi una cosa del genere citate all’inizio, ed in modo divertente, l’inconveniente tecnico e procedete al vostro meglio. Essendovi preparati in anticipo non accadrà nulla di particolarmente imbarazzante. Ulteriore suggerimento: portatevi due chiavette usb con il materiale salvato, a volte la tecnologia si ribella in modo creativo.

Il tipo di location può suggerirci di impostare il nostro intervento in modi diversi.
Un consiglio che desidero dare è: fate un sopralluogo nella sala dove si svolge l’incontro. Questo vi aiuterà a capire molte cose quali: se esiste un monitor e di che dimensioni, se esiste un supporto tecnico adeguato, se esiste un supporto service o personale addetto all’audio al video o ad un’eventuale regia, le dimensioni della sala e la distribuzione degli spazi e non ultimo se esiste un microfono e di che tipo. Tutti questi elementi possono inficiare i nostri piani o suggerirci di condurre l’intervento in un modo tradizionale o più “innovativo”. Gli spazi parlano, ma non sempre è possibile vederli in anticipo. Se non risulta possibile allora assicuratevi di fare tutte le domande utili al vostro referente, non siate timidi l’obiettivo di tutti è la miglior riuscita dell’evento. Fare domande precise comunica professionalità e non pedanteria. Di seguito alcuni esempi:

  • Quanti posti ha la sala e come sono distribuiti?
  • Esiste un palco rialzato? Di che tipo?
  • Esiste la possibilità di proiettare slide?
  • E’ presente un telecomando?
  • Esiste un pc da utilizzare e se si con quale software? (assicuratevi ad esempio che sia quello che avete usato per preparare il vostro materiale). N.B. se portate il vostro pc disabilitate le connessioni internet prima che appaia sul maxischermo una chiamata Skype.
  • L’impianto audio è collegato al pc? (questo se si desidera proiettare un filmato).
  • E’ previsto l’uso del microfono? Se si di quale tipo?

14265784357_849db961d1Il tipo di microfono non è un aspetto da sottovalutare.

Avere a che fare con un microfono fisso significa non poter lavorare con il corpo per dare maggiore enfasi alle nostre parole e quindi dovremo concentrarci quasi esclusivamente sulla nostra voce e sulle variazioni prosodiche per attirare l’attenzione. Il classico microfono a gelato permette la possibilità di muoversi in sala, ma non è facile da utilizzare. Per gli oratori inesperti è quasi un calvario avere a che fare con questo strumento demoniaco. Gli errori si sprecano e vanno da una posizione inadeguata (eccessivamente vicina o eccessivamente lontana dalla bocca) ad una sorta di balletto che viene naturale fare con il braccio che regge il microfono. E’ complesso mantenere il microfono ad una distanza invariata mentre stiamo parlando, ma è necessario per evitare fastidiose distorsioni acustiche. Se non siete abituati ad utilizzarlo allenatevi a casa utilizzando ad esempio un pennarello. Capirete immediatamente quanti movimenti fa il nostro braccio quando vogliamo dare enfasi agli argomenti che presentiamo.
Molto più semplici da gestire sono i microfoni a clip e gli archetti. Collegati al corpo, permettono la massima mobilità, ma richiedono un piccolo check prima di iniziare (occorre porli in modo corretto e controllare che la vostra posizione non sia in conflitto con le casse). Solitamente, nei convegni dove sono previsti questi ausili, è presente anche un tecnico audio che può darvi una mano. L’unica raccomandazione che desidero farvi è: ricordatevi di spegnerli dopo l’intervento altrimenti possono accadere cose decisamente imbarazzanti.

Un ultimo argomento riguarda il numero di persone presenti.

Abbiamo fatto tutto come si deve, ma per qualche malaugurata ragione invece di avere di fronte 200 persone sono presenti solo 20 partecipanti. A volte si può assistere anche a situazioni nelle quali sono più i relatori che gli ascoltatori. Inutile dire che la tristezza e l’inesperienza potrebbero tirarci un brutto tiro. Una platea di 200 persone richiede una gestione diversa da una platea di 20 o 7 persone, ma continuo ad assistere ad episodi nei quali il relatore sembra non tenerne conto. Se voi siete tristi, figuratevi come può sentirsi chi è in platea. Come ogni imprevisto anche questo può costituire una grande opportunità. Fate di questo episodio il vostro capolavoro. Un pubblico numericamente limitato aumenta la possibilità di approfondimenti e d’interazione, ma non se rimaniamo immobili e bloccati sul nostro piccolo podio. Se avete esperienze d’aula, sapete come fare, in caso contrario vi può aiutare esplicitare una premessa: “approfittiamo di questa occasione per discutere di questo argomento in modo più informale, magari facendo uscire quei dubbi e quelle perplessità che normalmente vengono taciuti”. Iniziate immediatamente a coinvolgere il pubblico, magari anticipando quelle domande alle quali sapete dare un’ottima risposta. Non interrogateli e non forzateli se non volete vedere la tipica espressione da “speriamo che non mi interroghi!”. Se le persone si sentiranno a proprio agio l’interazione sarà garantita. Per raggiungere questo obiettivo ricordate di avvicinarvi alla platea e di guardare (non fissare) chi vi sta ascoltando. Poche persone potrebbero rendere superfluo l’uso del microfono. Ovviamente devono essere disposte in sala in modo adeguato. Vi prego di non farli spostare se non volete essere odiati. A questo eventualmente penserà il moderatore. La vostra delusione non deve e non può emergere, il contagio emotivo potrebbe essere devastante. Ricordatevi cosa dicono i nostri colleghi anglosassoni (I likeyou!; I amlikeyou!) ripetetevi questo piccolo mantra prima di iniziare: voi mi piacete e io sono come voi, la vostra espressione seguirà la vostra mente e tutto diventerà molto più gradevole da ascoltare.

Se desiderate avere alcuni ottimi esempi pratici vi consiglio visitare il sito https://www.ted.com.
In bocca al lupo! Stare su un palco non è facile, ma è bellissimo. Quindi comunque andrà sarà un successo!

Foto in bianco e nero:
Photo credit: stevebustin via Visualhunt / CC BY-ND

Foto a colori:
Photo credit: miss_rogue via Visual Hunt / CC BY-SA